So können Unternehmen aus dem Bereich der Vermietung ihre Wartungsprozesse und ihre Zahlungsabwicklung mithilfe einer ERP-Software optimieren.
Die digitale Transformation ist allgegenwärtig und führt branchenübergreifend zu tiefgreifenden, innerbetrieblichen Veränderungen. Unternehmen jedes Sektors können grundsätzlich von der Nutzung einer Business Software profitieren. Wie jedoch welche Systeme in welchen Bereichen zum Einsatz kommen, kann von Branche zu Branche teils stark variieren. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit dem Einsatz von ERP-Software in der Vermietung auseinandersetzen und einige, wichtige Einsatzmöglichkeiten aufzeigen. Zunächst muss jedoch die folgende Frage beantwortet werden: Was sind ERP-Systeme eigentlich?
Die Geschäftsressourcenplanung
Die drei Buchstaben „ERP“ sind die Abkürzung die Abkürzung für das Enterprise Resource Planning; zu Deutsch die Geschäftsressourcenplanung. Hierbei handelt es sich um die gezielte Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen mit dem Ziel, dem Unternehmen zur Verfügung stehende Ressourcen möglichst zielführend bzw. gewinnbringend einzusetzen. Der Begriff „Ressource“ ist dabei sehr breit gefächert und umfasst sowohl finanzielle Mittel als auch Personal und Rohstoffe oder Maschinen. Zu den möglichen Aufgaben- und Einsatzbereichen einer ERP-Software zählen: Business Intelligence (BI), das Customer Relationship Management (CRM), die Dokumentenverwaltung, das Finanzwesen, die globale Geschäftsführung, das Personalmanagement, die Produktion, das Projektmanagement, das Supply Chain Management, die Lagerverwaltung und das Workflow-Management. So werden ERP-Systeme aus gutem Grund mitunter auch als Herzstücke der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur bezeichnet.
ERP-Software für die Vermietung
Grundsätzlich spielen all diese möglichen Aufgaben- und Einsatzbereiche auch in Vermiet-Unternehmen eine wichtige Rolle. Darüber hinaus gibt es jedoch Einsatzbereiche, die charakteristisch für eben diese Branche sind. Daher wollen wir uns an dieser Stelle nun einmal näher mit einigen, wichtigen Funktionen einer ERP-Software für die Vermietung befassen. Es sollte jedoch zuvor herausgestellt werden, dass es sich lediglich um einen Überblick handelt und keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhoben wird.
Wartung
Vermiet-Unternehmen sind in unterschiedlichen Bereichen tätig. Ein beliebtes Beispiel für diese Branche sind Autovermietungen, deren Geschäftsmodell auf der Vermietung von Fahrzeugen basiert. In Deutschland entfallen beispielsweise fast zwei Drittel des Leasingvolumens auf Straßenfahrzeuge. Neben dem Fahrzeug- bzw. Flottenleasing besteht jedoch beispielsweise auch die Möglichkeit des Immobilienleasings. Je nach Spezialisierung des Unternehmens variieren selbstverständlich auch dessen innerbetriebliche Prozesse und damit einhergehend auch dessen Anforderungen an eine geeignete Unternehmenssoftware. Dennoch haben Vermiet-Unternehmens eins gemeinsam: Ihr Erfolg hängt maßgeblich vom Zustand der zu leasenden Objekte ab. Aus diesem Grund sollte eine geeignete ERP-Software für die Vermietung auch auf Funktionen aus dem Bereich der Wartung verfügen. In vielen Lösungen lassen sich beispielsweise automatische Erinnerungen einrichten, die Mitarbeiter in definierten zeitlichen Abständen darauf hinweisen, den Zustand zu prüfen und bei Bedarf Wartungsarbeiten durchzuführen.
Zahlungsabwicklung
Mithilfe von modernen ERP-Lösungen lassen sich zudem auch Zahlungsprozesse vollständig digital abwickeln. So lassen sich alle Bewegungen angefangen vom Zahlungseingang bis hin zum Zahlungsausgang zentral in einem System nachverfolgen und nachvollziehen. Auch Sonderzahlungen und Rabatte lassen sich softwareseitig abbilden. Branchenspezifische Systeme für Vermiet-Unternehmen verfügen zudem häufig über Funktionen aus dem Bereich des Mahnwesens. Ist eine Zahlung ausstehende, kann der Kunde durch automatisierte Benachrichtigungen an ausstehende Rechnungen erinnert werden. Auch die weiterführende Rechtsverfolgung lässt sich softwareseitig unterstützen.
Weitere ERP-Funktionen
Darüber hinaus kann die ERP-Software Vermiet-Unternehmen noch in vielen weiteren Bereichen unterstützen. Dazu zählt beispielsweise das Flotten- und Fuhrparkmanagement. Hierbei handelt es sich um die Verwaltung, Planung, Steuerung und Überwachung von Fahrzeugflotten. Funktionen aus diesem Bereich sind charakteristisch für gesonderte Systeme für Autovermietungen. Mithilfe modernder Softwaresysteme für das Flotten- und Fuhrparkmanagement lassen sich zu jeder Zeit Daten zum aktuellen Fahrzeugstandort oder -zustand abrufen. Vermiet-Unternehmen haben so stets den Überblick über ihre gesamte Flotte.
Fazit
Der ERP-Markt ist sehr vielfältig, sodass sich für Unternehmen jeder Branche und Ausrichtung ein geeignetes System finden lässt. Da die Branchenzugehörigkeit die Anforderungen an ein geeignetes ERP-System maßgeblich beeinflusst, sollten sich Vermiet-Unternehmen auf der Suche nach einer geeigneten Lösung vor allem auf branchenspezifische Systeme konzentrieren. Diese umfassen zumeist bereits standardisiert wichtige Wartungs- und Zahlungsfunktionen, derer es in der eigenen Branche häufig bedarf.
